Облік необоротних активів у Nova Era: від введення в експлуатацію до вибуття

Необоротний актив протягом строку використання проходить низку облікових операцій, кожна з яких впливає на його поточний стан і вартісні показники. Від введення в експлуатацію та нарахування амортизації до модернізації, переміщення, підготовки до реалізації чи вибуття – у Nova Era ці операції можна послідовно відображати в системі та відстежувати в Журналі необоротних активів.

Розширений функціонал поєднує окремі операції в єдину історію обліку активу. Дані, зафіксовані під час введення в експлуатацію, використовуються під час подальших операцій, а зміни вартості та інших параметрів відображаються в журналі.

Введення в експлуатацію: зафіксувати основні параметри активу

Для початку обліку необоротного активу в Nova Era використовується Акт введення в експлуатацію. У документі фіксуються основні параметри об'єкта: початкова та ліквідаційна вартість, строк корисного використання, відповідальна особа, склад, центр відповідальності, проєкт та роль амортизаційних витрат. Ці дані використовуються і в наступних операціях. Зокрема, роль амортизаційних витрат визначає рахунок, на який відноситимуться амортизаційні відрахування.

Після проведення документа актив стає об'єктом подальшого обліку в системі – для нього можна нараховувати амортизацію, змінювати параметри, проводити модернізацію або оформлювати вибуття.

Рис. 1. Акт введення в експлуатацію

Амортизація: розрахунок за заданими параметрами

Для нарахування амортизації в Nova Era передбачена окрема операція Нарахування амортизації. Розрахунок виконується за кожною роллю амортизаційних витрат, визначеною для активів. Після вибору періоду та ролі система автоматично заповнює документ активами, для яких потрібно виконати розрахунок.

Сформовані бухгалтерські проведення можна переглянути безпосередньо в документі, а результат операції відображається в Журналі необоротних активів.

Рис. 2. Нарахування амортизації в Нова Ера

Модернізація змінює вартість активу

У процесі експлуатації необоротний актив може потребувати реконструкції, дообладнання або модернізації. Якщо такі роботи збільшують його вартість або змінюють строк корисного використання, операцію можна відобразити в Nova Era за допомогою документа Акт модернізації Акт модернізації. 

Після вибору активу система автоматично підтягує його поточні облікові показники: початкову та залишкову вартість, накопичену амортизацію, строк корисного використання та ліквідаційну вартість.

До документа можна додати використані матеріали та запчастини зі складу, а також виконані роботи. Їхня вартість включається до загальної суми поліпшення.

Якщо внаслідок модернізації змінюється строк корисного використання, нове значення також можна зафіксувати в документі. У результаті в обліку відображається не лише сама операція, а й зміни, яких зазнав актив.

Рис. 3. Акт модернізації в Нова Ера

Переміщення активу між відповідальними особами та проєктами

У процесі експлуатації актив може бути переданий іншому підрозділу або відповідальній особі, почати використовуватися в іншому проєкті чи змінити роль амортизаційних витрат. Для таких змін у Nova Era використовується документ Переміщення НА.

Після вибору активу система відображає його поточні параметри. У документі можна задати нові значення, які мають застосовуватися після проведення документа. Якщо змінюється роль амортизаційних витрат, Nova Era зберігає цю зміну в історії ролей активу. Відповідно, з дати переміщення амортизація нараховується за новою роллю.

Попередні параметри при цьому не втрачаються: зміна стає частиною історії конкретного об'єкта.

Рис. 4. Переміщення необоротного активу

Підготовка необоротного активу до реалізації

Якщо необоротний актив планується продати, його можна перевести до складу утримуваних для продажу за допомогою документа Підготовка до реалізації НА. 

Під час проведення документа актив передається на склад для подальшої реалізації, а необхідні бухгалтерські проведення формуються відповідно до налаштувань операції.

Якщо рішення про реалізацію змінюється, проведення документа можна скасувати – тоді актив повертається до попереднього стану та продовжує обліковуватися як необоротний актив.

Рис. 5. Підготовка до реалізації НА

Вибуття: завершити облік активу

Завершальним етапом може бути списання або ліквідація активу. Для цього використовується документ Вибуття НА. 

Після вибору об'єкта система визначає його початкову та ліквідаційну вартість, накопичену амортизацію, залишкову вартість і розраховує амортизацію за поточний місяць. На підставі цих даних формується операція вибуття та відповідні бухгалтерські проведення. Після проведення актив перестає обліковуватися як діючий необоротний актив.

Рис. 6. Ліквідація НА в Нова Ера

Журнал необоротних активів: історія змін в одному реєстрі

Кожна з описаних операцій має власний документ, але разом вони формують історію конкретного активу. Щоб бачити цей рух не в окремих документах, а в одному реєстрі, у Nova Era передбачений Журнал необоротних активів. 

Журнал містить операції, пов'язані з рухом та зміною вартості необоротних активів. Записи формуються на підставі первинних документів – введення в експлуатацію, нарахування амортизації, модернізації, переміщення, підготовки до реалізації, вибуття та інших операцій.

У ньому можна побачити:

• дату господарської операції;

• суму збільшення вартості активу в колонці Надходження;

• суму зменшення вартості в колонці Видаток;

• конкретний об'єкт обліку;

• центр відповідальності;

• проєкт, якщо операція з ним пов'язана;

• первинний документ, на підставі якого проведено операцію.