Як уникнути дефіциту й надлишків запасів у бізнесі. Рішення Nova Era

У бізнесі завжди важливо знайти баланс: недостатня кількість товару чи сировини може призвести до втрати клієнтів і простою виробництва, а надмірні залишки – до замороження коштів та зайвих витрат. Як знайти ідеальну точку між попитом і наявними ресурсами?

Це питання є критичним для багатьох сфер:

• Роздрібна торгівля має підтримувати достатню кількість популярних товарів, щоб не втрачати продажі, але водночас уникати перевантаження складів продукцією з низьким попитом.

• Виробництво залежить від безперебійного постачання сировини й деталей – їхній дефіцит спричиняє затримки у виробничому процесі та зростання собівартості продукції.

• Дистрибуція працює з великим асортиментом і має забезпечити своєчасним поповненням складів, щоб не допустити дефіцити або надлишкових закупівель.

Щоб підтримувати стабільну роботу та контролювати витрати, компанії шукають ефективні підходи до прогнозування й управління запасами. Для цього аналізують попит, враховують сезонність, оцінюють історію продажів та закупівель. Але навіть за ретельного підходу часто виникають труднощі:

❌ Нестача системного підходу → закупівлі плануються інтуїтивно, що призводить до дисбалансу.

❌ Ручний аналіз залишків → займає багато часу і не гарантує точності прогнозів.
❌ Ризик людського фактора → рішення залежать від окремих менеджерів, а не від реальних даних.

Уявіть, що кожне замовлення клієнта у вашому бізнесі виконується  легко, без затримок і плутанини. Саме для цього в системі Nova Era є Майстер замовлень – інструмент, який автоматизує процес планування необхідного обсягу ТМЦ для виконання замовлень покупців.

Майстер замовлень в Nova Era: керуйте продажами швидко та безпомилково

Цей інструмент дозволяє: 

✅ Уникати помилок – система автоматично перевіряє залишки товарів та коректність даних, що зменшує ризик неточностей.

✅ Оформлювати замовлення за кілька кліків – інтуїтивний інтерфейс допомагає менеджерам швидко вносити потрібну інформацію.

✅ Контролювати виконання замовлень – зручний статус-моніторинг допомагає бачити всі етапи роботи та уникати зривів дедлайнів.

Операція Майстер замовлень побудована у формі таблиці із двома частинами - Розрахунок і Замовлення – кожна з яких дає змогу оцінити фактичні залишки, визначити необхідність у закупівлях і сформувати точний перелік ТМЦ для виконання замовлень клієнтів.

Розберемо покроково, як користуватись кожною частиною операції Майстер замовлень.

Частина Розрахунок в операції Майстер замовлень

Щоб виконати замовлення вчасно та без затримок, важливо мати повне уявлення про наявність товарів і необхідні закупівлі. В частині Розрахунок операції Майстер замовлень система обчислює потребу в товарах, сировині та готовій продукції для виконання отриманих замовлень клієнтів. 

Нова Ера автоматично аналізує всі отримані Замовлення клієнтів зі статусом Новий та В оброці, зіставляє їх із фактичними залишками на складах та визначає потребу в закупівлі у постачальників.

Рис. 1. Замовлення клієнтів в Нова Ера

Якщо в Замовленні вказано готову продукцію, система перевіряє її наявність і розраховує, скільки ще одиниць потрібно виготовити. При цьому вона використовує дані зі Специфікацій, які містять перелік необхідних сировини, матеріалів і напівфабрикатів для виробництва. Якщо об'єкт обліку має іншу роль, відмінну від «Продукція», система не звертається до Специфікацій при виконанні аналізу. А, наприклад, якщо продукція включає напівфабрикати, Нова Ера додатково аналізує їхній склад і визначає необхідну кількість ресурсів для повного виробничого циклу.

У результаті цього процесу у вкладці "Розрахунок" формується детальний перелік необхідних ТМЦ, який враховує:

✔ Замовлені товари – система порівнює замовлення з наявними запасами та визначає потребу в закупівлі у постачальників.

✔ Готову продукцію – аналізує залишки на складах і розраховує, скільки одиниць потрібно виготовити.

✔ Сировину та матеріали – визначає необхідну кількість ресурсів для виробництва продукції або напівфабрикатів.

✔ Напівфабрикати – перевіряє їхню наявність та визначає потребу у додатковому виготовленні.

Рис. 2. Частина Розрахунок у Майстер замовлень

Частина Розрахунок в Майстер замовлень представлена у вигляді таблиці, де можна переглянути ключову інформацію:

• Об'єкт обліку – назви товарів, матеріалів та напівфабрикатів, їхня роль у виробництві та одиниці виміру. Якщо замовлено готову продукцію, для якої існують Специфікації, під її назвою також вказується перелік необхідної сировини для її виготовлення.

• Замовлення – кількість ТМЦ у Замовленні та посилання на відповідні документи. Якщо замовлень кілька, система групує їх і дозволяє переглянути деталізацію.

• Потреба/наявність – на підставі Замовлень та Специфікацій представлені залишки готової продукції на складах, кількість матеріалів та напівфабрикатів, які знаходяться в складі наявної продукції та необхідна кількість для виробництва.

• Специфікація – номер, дата та посилання на Специфікацію, яка була використана для розрахунку потреби в сировині та матеріалах.

Частина Замовлення в операції Майстер замовлень

Для забезпечення безперебійного виконання замовлень важливо не лише розрахувати потребу в товарно-матеріальних цінностях, а й оптимально спланувати їх закупівлю. У частині Замовлення в операції Майстер замовлень система формує список позицій для виконання поточних замовлень клієнтів, де враховує:

✔ Кількість ТМЦ, необхідну для виконання поточних замовлень.

✔ Фактичні залишки на складах у розрізі всіх ролей обліку.

✔ Норми мінімального та максимального запасу товарів і матеріалів.

✔ Вже сформовані Замовлення постачальникам та їхній статус.

✔ Обсяг ТМЦ, який необхідно закупити для підтримки оптимального рівня запасів.

Рис. 3. Частина Замовлення в операції Майстер замовлень

Ця частина операції Майстер замовлень містить наступні ключові показники:

✔ Об'єкт обліку та Одиниця виміру – назва товарів, матеріалів або напівфабрикатів, а також одиниці їх виміру.

✔ Потреба – показує кількість ТМЦ, необхідних для виконання замовлень (стовпчик «Потрібно»), а також залишки цих ТМЦ на складах (стовпчик «В наявності»).

✔ Потрібно замовити – система розраховує різницю між замовленою клієнтами кількістю ТМЦ та їх фактичним залишком на складі. Якщо запасів недостатньо, система визначає обсяг, який потрібно закупити. Якщо ж залишків достатньо, стовпець не заповнюється.

✔ Норма – встановлені мінімальні та максимальні рівні запасів на складі, які були визначені в картці об'єкта обліку.

Рис. 4. Норми запасів в картці об’єкта обліку

✔ Потрібно з урахуванням норми – система порівнює значення «Потрібно замовити» з максимальною нормою запасів. Якщо максимальна норма перевищує розраховану потребу, система коригує кількість ТМЦ відповідно до норми.

✔ Вже замовлено – кількість ТМЦ, які вже включені до Замовлення постачальникам зі статусами Новий та В оброці. Тут також містяться гіперпосилання на відповідні замовлення. Якщо постачальникам сформовано кілька Замовлень, система дозволяє переглянути їх деталізацію.

✔ Оприбутковано – кількість ТМЦ, які вже надійшли на склад за оформленими Прибутковими накладними по Замовленням, які були враховані в колонці «Вже замовлено». Гіперпосилання веде до документації, що підтверджує оприбуткування.

✔ Замовити – система виконує остаточний розрахунок необхідної кількості ТМЦ, які потрібно закупити або виготовити. Менеджери можуть переглянути цю інформацію та оперативно прийняти рішення щодо подальших дій. Зокрема, автоматично сформувати Замовлення постачальнику безпосередньо з Майстер замовлень.

Автоматичне створення Замовлень постачальникам

Після розрахунку потреби в ТМЦ користувач може сформувати Замовлення постачальнику одразу з Майстер замовлень. Для цього використовується кнопка «Створити замовлення». Якщо в картках об'єктів обліку зазначений основний постачальник, система автоматично розподілить замовлення між відповідними контрагентами. У разі відсутності основного постачальника замовлення формується єдиним документом без зазначення контрагента.

Залишки товарів і своєчасні закупівлі – це не лише питання ефективності, а й конкурентоспроможності. З Майстром замовлень в Nova Era ви легко керуватимете своїми запасами та оптимізуєте процес закупівель. Відтепер кожен крок буде автоматизовано, а ризики зменшено до мінімуму. 

Зареєструйтесь у Nova Era та спробуйте демо-версію для вашого бізнесу вже сьогодні. Підвищуйте ефективність з Nova Era – для вас та ваших клієнтів.